Impact: Comunicando quando ninguém lê emails - Chapman - USA

Bem-vindos! Estou muito contente que você esteja se juntando a nós hoje. Para o Impact: Comunicando quando ninguém mais lê e-mails. Apresentado pela equipe de serviços tecnológicos de educação da Universidade de Chapman. O meu nome é Julie Johnson e eu sou a gerente de tecnologia instruciona da Chapman. A Universidade de Chapman é uma instituição privada sem fins lucrativos com campi tanto em Orange como em Irvine, na Califórnia. Somos uma instituição relativamente pequena, com aproximadamente 10.

000 alunos em tempo integral e 1. 000 membros docentes plenos em meio período. A nossa instituição, neste momento, é predominante presencial. Um dos fatores diferenciais da nossa universidade é o nosso compromisso com educação personalizada para os nossos alunos. E é tendo esse compromisso em mente que gostaríamos de apresentar a ferramenta de nosso sistema de gestão de aprendizagem durante nossa transição ao LMS que ajudou a personalizar e simplificar a comunicação tanto para nosso corpo docente como para os alunos.

Começamos nossa transição do BlackBoard ao Canvas no outono de 2019, com apenas uma porcentagem muito pequena de nosso corpo docente utilizando o sistema de gestão de aprendizagem naquele momento. Mas, é claro, tudo isso mudou em 2020. Hoje, vocês vão ouvir de mim, bem como de minhas colegas, Sarah Blake e Elena Marusak, Sarah foi a primeira usuária do Impact, lá atrás, quando era Easysoft. E usou ele dentro do Blackboard. Ela começou uma parceria com nossos amigos na Impact e trabalha de perto com eles atualmente.

Elena é o membro de nossa equipe provavelmente mais informado sobre as capacidades do Impact. Ela teve a iniciativa de aprender a usar campanhas no Impact e é responsável por utilizar as ferramentas para relatórios eficazes. O que planejamos compartilhar hoje é onde estamos em nossa história com o Impact. Como muitas boas histórias, ela começa com um problema que o personagem principal está tentando resolver. E o nosso problema - e talvez o seu também - é: qual é o melhor modo de comunicação tempestiva com nosso corpo docente e nossos alunos? Vamos compartilhar com você a nossa experiência como adotantes precoces do Impact enquanto tentávamos resolver esse problema.

E então, vamos compartilhar como estamos usando o Impact hoje. Passaremos boa parte do tempo discutindo algumas das lições importantes que aprendemos sobre comunicação com o Impact. E, finalmente, vamos nos perguntar se o Impact resolveu o nosso problema. Ele nos ajuda na comunicação? Sarah, gostaria de passar o microfone para você, para que você possa compartilhar a sua experiência como adotante precoce do Impact. Obrigada, Julie.

O nosso processo de adoção começou no início de 2019. A equipe de tecnologia instrucional trabalhava com o Easysoft em nosso treinamento administrativo. Praticamos o uso da ferramenta em nossos sistemas de gestão de aprendizagem numa versão beta, antes de postar qualquer mensagem no nosso LMS de produção. No momento, estávamos usando o Blackboard Learn. Achamos treinamentos que os treinadores acharam valiosos para suas equipes, não apenas para aprender o sistema mas também para conhecer a equipe de apoio dos fornecedores e perguntar todo o possível relacionado à nossa universidade e metas para a ferramenta.

Tivemos reuniões mensais regularmente com o nosso gerente de atendimento ao cliente que nos possibilitaram abordar as preocupações que tínhamos em relação à ferramenta. E quanto a recursos em campanhas e mensagens vindas prontas. Também queríamos ver exemplos de casos de uso de outras instituições. O nosso desejo inicial era usar mensagens certas para prompts do momento no Blackboard Learn para os membros docentes e alunos, ajudando a aliviar as chamadas de atendimento. Algumas mensagens incluíam links para artigos da base de conhecimentos e formulários, tais como de solicitações sobre os cursos.

O segundo desejo era o de encorajar o corpo docente a aprofundar seu uso das ferramentas LMS. Queríamos encorajar o corpo docente a não ver o LMS simplesmente como onde armazenar conteúdo, mas sim pensar cognitivamente sobre como usar o LMS como uma ferramenta de ensino para auxiliar nossos alunos. O uso mais significativo do Easysoft veio durante o ano de 2020. As mensagens-alvo de nossa transição do Blackboard para o Canvas. Mandamos mensagens tanto para o corpo docente como para os alunos avisando sobre a transição, com datas-chave, oportunidades de treinamento, informações sobre migração e perda de acesso.

Tínhamos variantes diferentes de mensagens. Algumas incluíam imagens, links para formulários, arquivos e vídeos. Para o nosso uso nos dias atuais, agora com o Impact da Instructure, incorporamos mensagens com campanhas para quase todos os nossos planos de comunicação. Alguns exemplos incluem mensagens anuais e implementações de pilotos. Miramos mensagens para o membros novos e aqueles de retorno do corpo docente no início do período em relação a treinamentos e listas de verificação para que preparem seus cursos no Canvas.

No período do outono, normalmente nós fazemos o piloto de uma nova ferramenta de tecnologia instrucional e fazemos uma chamada para o corpo docente se juntar ao nosso piloto. Isso normalmente inclui informações sobre a ferramenta, descrevendo o que é, a linha do tempo do piloto e um link para o formulário de inscrição. Queremos acumular insight sobre quais ferramentas estão sendo utilizadas, ou quais não estão. Confiamos em monitores de impacto para ferramentas e integração ao Canvas. A imagem no topo deste slide é uma mensagem do Systray.

Ela aparece na parte inferior direita do painel do Canvas. Miramos esta mensagem cerca de uma semana antes do início do período. A mensagem do Systray é intitulada "Disponibilidade de Curso", e há um parágrafo de texto dizendo "Olá", incluindo então o primeiro nome do usuário. "Caso você não veja o(s) seu(s) curso(s) listado(s) aqui no Painel, é porque o seu instrutor ainda não publicou o curso. Favor entrar em contato com o seu instrutor diretamente caso tenha qualquer dúvida.

" Nós ligamos o recurso de coleta de feedback dos usuários para descobrir se esta mensagem ajuda ou não. Os usuários podem selecionar seja o ícone do positivo, seja o do negativo, bem como fazer um comentário. A imagem na parte inferior do slide mostra o feedback dos alunos, com um total de 517 votos. e 8. 12% negativos.

Continuando com a mensagem, recebemos feedback dos alunos. Esta imagem mostra os comentários que recebemos daqueles que clicaram no ícone positivo. Vou cobrir três declarações. "Me informe por que não tenho minhas turmas aqui. " "Me informou.

" "Eu não fazia ideia onde estavam minhas aulas faltantes, e não sabia a quem perguntar, uma vez que a maioria dos meus amigos tinham algumas ou todas as aulas exibidas a essa altura. " Ser capaz de rastrear os cliques dos usuários nos itens do Canvas, visualizar votos e comentários de feedback informa-nos se uma campanha ou mensagem foi bem-sucedida ou se temos que ajustar estratégias. Elena agora discutirá a nossa campanha mais recente para a transição para uma plataforma de vídeo diferente. Muito obrigada, Sarah. O modo mais recente como vimos usando o Impact é para comunicar com a comunidade da saída do Panopto e a adoção do YuJa como nossa solução em vídeos para o campus.

Cada vez que sai um e-mail ou comunicação de boletim informativo importante para a comunidade de Chapman, acompanhamos com uma mensagem do Impact do systray no painel do Canvas. Todos nós recebemos tantas mensagens todos os dias que é fácil perder um e-mail importante. Mas estamos confiantes que instrutores e alunos verão uma mensagem do Impact do systray em seu painel do Canvas. Então temos usado esta estratégia para manter todos informados sobre datas importantes para a transição e oportunidades de treinamento. Também gostamos de usar mensagens de dicas, que aparecem quando os alunos passam por cima de algo ou clicam em algo no Canvas.

Por exemplo, colocamos uma mensagem de dica no link de vídeo do Panopto no menu de navegação de cursos do Canvas para reforçar que o Panopto será substituído neste outono e fazer um link para mais informações. Também adicionamos uma mensagem de dica no link do Zoom, no menu de navegação do curso do Canvas. Frequentemente ouvimos de novos instrutores, em particular quando eles clicam no Zoom no curso do Canvas pela primeira vez e obtêm uma mensagem de erro. O motivo para essa mensagem é que eles ainda não ativaram sua conta do Zoom da Chapman. Esta mensagem simples de dica do Impact comunica como podem resolver o problema e os guia para a página do Zoom da Chapman.

Descobrimos que o número de tíquetes e e-mails que recebemos sobre esse problema diminuiu desde que adicionamos essa mensagem de dica do Impact. Elena, muito obrigado por compartilhar conosco como estamos atualmente usando o Impact na nossa universidade. Agora gostaríamos de compartilhar algumas das lições que aprendemos com o uso do Impact desde 2019. E esperamos que qualquer um que esteja usando o Impact atualmente e experimentando alguns dos mesmos desafios, ou qualquer um que esteja considerando usar o Impact achará esta conversa produtiva. Então, Elena.

Uma das frustrações que eu experimentei e ouvi outros falarem sobre também é as mensagens pop-up do Impact. Em geral, as pessoas em geral acham mensagens pop-up um pouco irritantes e às vezes não sabem fechar as mensagens completamente. Então, o que você sente que aprendemos sobre como gerenciar essas mensagens pop-up? Sim, muito obrigada, Julie. Pop-ups definitivamente podem ser frustrantes. Estas são algumas das maneiras como pudemos reduzir frustração devido a mensagens pop-up.

A primeira solução foi sermos estratégicos com aquilo para que usamos o Impact. Em nossa experiência, algumas coisas funcionam melhor como anúncio no Canvas, por exemplo, em vez de uma mensagem ou uma campanha do Impact. A gente também tem que prestar atenção à frequência com que usamos o Impact. Porque mensagens constantes ou mensagens demais em diferentes áreas do Canvas ao mesmo tempo podem ser muito frustrantes para os usuários, e tivemos essa experiência no passado. Então, por exemplo, para a nossa campanha no Impact para a transição para o YuJa, certificamo-nos de ter um mínimo de uma semana entre nossas semanas, de modo que nossos usuários tenham uma pausa entre mensagens em seu painel do Canvas.

Outra coisa que recomendamos é ligar o feedback para todas as suas mensagens, porque o feedback ajudará a mensurar o nível de frustração de seus usuários. E o feedback também é uma das coisas mais valiosas do Impact, no geral. Finalmente, recebemos feedback de usuáros frustrados que não conseguiam descobrir como fazer as mensagens parar de aparecer, como você observou, Julie. Se os usuários não querem uma mensagem aparecendo mais, há uma caixa de marcação na porção inferior esquerda da mensagem que eles podem marcar, dizendo "Não mostre isto de novo. " Eles precisam marcá-la, e também clicar no x no topo direito da mensagem para que a mensagem pare de aparecer.

Então, algo que pode ajudar é uma mensagem que apresente à comunidade o Canvas Impact e ensine as pessoas como usar este recurso. Elena, muito obrigada por isso! OK, então, a próxima lição aprendida sobre a qual gostaria de perguntar é, bem, falamos sobre isso antes, tem a ver com funções do usuário no Impact. Ser capaz de usar o recurso de funções é algo poderoso, mas eu sei que, no início, não fomos sempre muito bem-sucedidos em garantir que apenas os alunos vissem mensagens de alunos e apenas professores vissem mensagens dos professores. Ou, digamos, sobre criar uma mensagem personalizada que apenas alguns indivíduos possam ver. Isso é possível no Impact? Sim, uma das coisas mais poderosas sobre o Impact é a capacidade de dar um alvo à mensagem, compartilhando informações relevantes e úteis para as pessoas que podem se beneficiar delas.

Um exemplo é, durante nossa temporada de metade do período e de exames finais, tendemos a ouvir de muitos instrutores usando as perguntas do Canvas. E talvez eles não saibam como dar tempo estendido aos alunos que têm especificações para os testes. Ou, algumas vezes, um instrutor está tentando dar tempo extra ao aluno, mas também não tenha entendido como as configurações diferentes do Canvas interagem umas com as outras. Então, o aluno acaba não recebendo aquele tempo extra de que precisava. Nós fomos capazes de tirar proveito do Impact para ajudar com esse problema.

A primeira coisa que fizemos foi usar a ferramenta do Impact, insights, para descobrir quais dos nossos instrutores eram usuários ativos das perguntas do Canvas e criamos uma campanha com esses dados. Na campanha do Impact, criamos uma mensagem sobre como dar tempo extra para perguntas temporizadas no Canvas e incluímos um link para um post de blog com uma demonstração em vídeo. O Impact nos ajudou a conectar os instrutores certos com a informação de que precisavam no momento em que precisavam, o que ajudou os estudantes que tinham especificações especiais para testes a conseguir o tempo extra de que precisavam. Tivemos mesmo alguns instrutores que nos contactaram pessoalmente para agradecer por termos criado a demonstração em vídeo após clicarem no post do blog a partir da imagem do Impact no painel do Canvas. Tudo isso tendo sido dito, conforme você observou, Julie, a capacidade de mirar mensagens repousa sobre as funções do usuário serem precisas no Impact, porque ninguém quer uma mensagem destinada apenas para instrutores sendo vista por estudantes ou vice-versa.

E, conforme você observou, nós experimentamos isso. Cedo na adoção do Canvas, todos os nossos instrutores foram matriculados no curso de treinamento do Canvas como alunos. E, por causa disso, eles tinham tanto uma função de professor como uma de estudante no Impact. Então, não podíamos usar o Impact para destinar mensagens aos estudantes, porque todos os nossos instrutores veriam também aquelas mensagens. Uma solução que encontramos para esse problema foi tirar proveito das subcontas do Canvas.

Criamos uma subconta em nossa versão do Canvas chamada Cursos Acadêmicos que continha apenas cursos acadêmicos. Então criamos subcontas separadas para outros tipos de cursos do Canvas, como cursos de treinamento. Na subconta dos cursos acadêmicos, nós estamos confiantes que professores são apenas professores e alunos apenas alunos. E isso ajuda muito quando queremos destinar uma mensagem para qualquer um desses grupos. Outra coisa com a qual tivemos sucesso foi o uso de grupos personalizados no Impact.

Por exemplo, quando estávamos lançando o piloto de uma nova ferramenta no Canvas, trabalhamos com o Impact para criar uma campanha com mensagens que eram vistas apenas pelas pessoas participantes no piloto. Então, uma coisa que você pode achar útil são os grupos personalizados de usuários. Obrigada novamente, Elena, é uma grande solução para o problema. Uma coisa que eu acho que você e eu, no lado das coisas da equipe, para usar o Impact, é como ele pode ser detalhado, mas também pode ser muito difícil de entender e navegar. Tentar criar uma campanha no painel do Impact ou adicionar uma nova mensagem para uma área do Canvas que pode ter sido atualizada, ou alterações.

Ao destinar mensagens, queremos nos certificar de fazer s grupos de usuários corretos, de que conhecemos os dados e os lemos, de que, ao olhar para o painel, como estamos filtrando tudo, então eu sei que para nós foi muito complicado, e nós fizemos muitas perguntas e estávamos sobrepujadas e um pouco confusas. Você pode comentar brevemente sobre como nós meio que navegamos por isso um pouco melhor? Absolutamente. A nossa dica número um para isso é conhecer o seu gerente de vendas do Impact, não tenha vergonha de entrar em contato com ele. Agende um horário com ele quando tiver uma dúvida ou precisar de ajuda com alguma coisa. E, à direita, incluímos uma imagem da nossa incrível gerente de vendas do Impact, Dra.

Annelise Ewing Goodman. Os gerentes de venda do Impacta respondem muito bem, e eles o ajudarão a conseguir o que você está tentando conseguir da melhor maneira possível. Uma coisa que achamos particularmente valiosa ao trabalhar com gerentes de vendas do Impact é o conhecimento que eles têm sobre como outras instituições estão usando o Impact. Por exemplo, por meio de uma reunião com a gerente de vendas do Impact, descobrimos que havia outra instituição usando o Impact para se comunicar com sua comunidade do campus sobre sua transição para o YuJa, que é a mesma transição pela qual estamos passando agora. Fomos capazes de aprender com a linha do tempo de sua transição e que tipos de mensagens do Impact eles estavam usando, estando em pontos diferentes de sua transição.

Outra solução que temos é fazer treinamento cruzado do Impact. PAra garantir que mais de um dos membros da sua equipe esteja confortável com seu uso e entenda como ele funciona. Muito obrigada, Elena. Agora, aqui estamos, em nossas conclusões sobre o Impact. E, no começo desta apresentação, dissemos que responderíamos à pergunta: o Impact ajudou a resolver o problema de comunicação em nosso campus? E, no geral, eu acho que ele definitivamente nos ajudou a chegar muito mais perto de onde queremos estar.

Eu sei, quando penso sobre a comunicação com o Impact, que eu posso dizer que minha coisa favorita é que ele traz a comunicação diretamente para onde a maioria de nossa audiência está diariamente, que é o Canvas. E nós já sabemos que os alunos não leem e-mails, e um corpo docente ocupado não tem sempre tempo para ler todo e-mail que chega. Ou eles podem não obter aquela comunicação exatamente na hora certa, quando gostaríamos que a lessem. Então, tirando proveito de coisas como as dicas e as mensagens pop-up do Impact, conseguimos a atenção de muitos dos usuários cuja atenção queremos chamar. No momento em que precisamos que obtenham a mensagem.

Sarah, qual é a sua conclusão? Eu vejo valor significativo na comunicação entre nossos usuários, o corpo docente e os alunos. A primeira citação que eu vou exibir aqui é: "O pop-up continua aparecendo. Eu não preciso que me digam isso toda vez que faço login no Canvas. " Este feedback que nos chegou nos dizia que precisávamos repassar informações aos usuários sobre como fechar e impedir que o pop-up aparecesse novamente para eles. A segunda citação: "Eu sei o que vem pela frente e que devo começar a aprender o YuJa.

" Esta comunicação que nos chegou nos disse quão eficiente foi informar os usuários para que começassem a se preparar imediatamente para aprender o software. Elena, e você? Qual é a sua conclusão? Além daquilo que vocês já compartilharam, Julie e Sarah, meu sentimento sobre o Impact é que fomos capazes de usar o feedback que tiramos dele e os dados que coletamos para projetar comunicação direta mais clara, mais direcionada e tempestiva. Também estamos muito empolgados com alguns novos recursos do Impact, tais como guias e o potencial que eles têm para ajudar os instrutores e alunos da Chapman a ter uma experiência geral melhor com o Canvas. Absolutamente. Eu definitivamente concordo.

Então, Sarah e Elena, quero agradecer muito a vocês, obrigada por compartilhar seus pensamentos sobre o Impact, e muito obrigada a todos os que compareceram pela doação de seu tempo hoje. Caso queira entrar em contato com qualquer uma de nós, por favor, sinta-se livre para mandar um e-mail, os nossos endereços de e-mail estão aqui no slide. Ficaríamos mais do que felizes em falar com vocês sobre nossa experiência com o Impact. E esperamos que você aproveite o resto da conferência. Obrigada.