El poder de las integraciones de Canvas para mejorar la experiencia del estudiante y la eficiencia operativa

¿Cómo se construye un caso de éxito?: entre una institución que presenta un desafío específico y un partner tecnológico que al escuchar la demanda ofrece todo su potencial para alcanzar el objetivo. Así fue el caso de la Universidad Siglo 21 de Argentina, que en 2021 decidió diseñar una nueva arquitectura de integraciones entre Canvas y las demás tecnologías core de su operación, y para esta tarea confió en Virtual Ed Global -Channel Partner de Instructure- como su aliado tecnológico. 

El trabajo que llevaron adelante se convirtió en un caso de éxito notable, no sólo por los resultados positivos para esta institución de educación superior, sino porque el desafío fue resuelto en un tiempo récord de apenas dos meses.  

“Buscábamos un mayor control en la administración de los procesos de integración, para mejorar la experiencia del estudiante y la eficiencia operativa. Por eso, en septiembre de 2021 decidimos abandonar la red OPM a la que pertenecíamos y comenzar un proceso de trabajo junto a Virtual Ed Global”, explicó en InstructureCon LATAM la Secretaria General Académica y de Desarrollo de la Universidad Siglo 21, Laura Rosso. 

Antes de detallar el caso, veamos quiénes fueron los protagonistas: 

La Universidad privada más grande de Argentina

Siglo 21 es la universidad de gestión privada más grande de Argentina: hoy tiene una población de 80 mil estudiantes, más de 65 mil egresados y 320 polos en todo el territorio nacional. Ofrece programas de pregrado, grado, posgrado, formación continua y formación para el sector corporativo.

Virtual Ed Global: partner tecnológico para la educación superior

Virtual Ed Global es una empresa con base en Madrid, España, especializada en el diseño e implementación de soluciones tecnológicas para instituciones de educación superior. Por su amplio conocimiento en tecnología y su experiencia exclusiva en el sector de la educación superior, es un socio muy bien posicionado en procesos de transformación digital de las universidades, ya que ofrece un mix de soluciones tecnológicas –de crecimiento, permanencia, virtualidad, gestión institucional y estratégica– que impulsan la imprescindible evolución tecnológica en el sector. 

Hacia una arquitectura de integración

En cuanto al contexto de Siglo 21 previo a realizar la integración, “la universidad venía trabajando con una arquitectura basada en lotes o procesos batch, que obligaban a impactar las novedades vinculadas a Canvas de manera manual y asincrónica, lo que demandaba muchas horas e implicaba un alto nivel de dependencia de un tercero”, destacó en InstructureCon LATAM 2022 el Chief Technology Officer de Virtual Ed Global, Juan Pablo Delgado. 

Como parte de los inconvenientes, esta arquitectura generaba para la institución un gran volumen de reclamos y un grado de insatisfacción alto entre los estudiantes, especialmente en los períodos críticos del año: inscripciones, renovación de matrículas y realización de exámenes.

Paso a paso

El diseño de una nueva arquitectura de integraciones entre Canvas y el resto de los sistemas de información y soporte de Siglo 21 requirió primero tomar el control de Canvas en manos de la universidad. Tener el acceso a la administración de la plataforma permitió aprovechar de manera intensiva las APIS que ofrecía Canvas para cargar y descargar información.

Luego se analizó dónde desplegar esta infraestructura, y se eligió la nube de Amazon Web Services, ya que las tecnologías cloud  facilitan este proceso. 

Después, sobre esa nube, se diseñó una arquitectura que pasó de ser monolítica y basada en lotes a una arquitectura de integración basada en eventos. “De esta manera, los eventos que se generaban en el sistema de información académico de la universidad fueron transferidos a través de una tecnología –Kafka, en este caso– que facilitó la integración entre todos estos sistemas”, explicó Delgado.

Y agregó: “Sin dudas, una clave fundamental para facilitar la migración y desarrollar este nuevo modelo fue contar con Instructure como proveedor, quien asumió un acompañamiento constante durante el proceso”. 
 

Grandes hitos del proyecto

1. Mejora en la experiencia del estudiante. Antes, la disponibilidad de los cursos y programas de la universidad se actualizaban cada 48 o 72 horas, dependiendo de la carga manual de los datos. Con la nueva arquitectura de integraciones, el proceso de inscripciones pasó a hacerse en tiempo real: en el momento en que el estudiante termina su proceso de matrícula puede acceder a Canvas sin demoras. Además:
   • Se registró un incremento del 10% en la satisfacción del estudiante.
   • Se redujo un 25% el índice de reclamos de los estudiantes.
2. Sistema de autenticación único. Antes había un proceso de doble autenticación con usuarios y password para acceder a Canvas. Con este nuevo desarrollo se implementó un sistema único de autenticación.
3. Un software fácil de mantener. El cambio impactó en la facilidad de mantener el nuevo software y evolucionarlo en el futuro, lo que permite acelerar el ciclo de innovación de la universidad.
4. Infraestructura propia. Hoy la Universidad Siglo 21 cuenta con una arquitectura 100% basada en nube, con alta capacidad de control y monitoreo a través de tableros de control. 

 
Conoce más sobre los servicios y soluciones tecnológicas de Virtual Ed Global ingresando al siguiente link. O vuelve a mirar este caso de éxito presentado en el evento InstructureCon LATAM 2022.